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新電子公文系統上線,相關後續注意事項。
1.原先發佈經辦後的公文只能保留14天,目前己修正為經辦人員及經辦登記桌保留120天,請長官同仁們對於需保留的經辦文件,務必於這段期間內轉存電子檔或紙本列印出來(原始第一個主辦單位仍無限期保留原辦公文)。
 
2.對外發送紙本文或電子文,需拿發文字號者,煩請使用電子公文系統上簽字創函(稿)(字號一律由電腦流水自動編成)。
 
3.新公文系統上線後,凡簽准過後的函(稿),於預備對外發文時,已經不需再手動填寫發文簿拿取字號,而是由秘書室公文文書自動給予發文字號,並且也由秘書室協助製發對外發送的首頁的紙本函稿及首頁用印完畢,以利提升行政效率。
 
4.串簽流程的部份,需經長官裁示的公文(依據分層負責表),煩請最後一關一律設為校長室登記桌,勿再設為總收發或其他各處室登記桌。
 
5.考量長官同仁們的簽核意見往返較為頻繁,建議外來文或內部創簽,以使用串簽為主而非並簽,因並簽無法二次修正意見也無法再變更為串簽等,相對來說自由度大幅降低。
 
6.有公文系統的問題,煩請長官同仁們能提供創稿文號或其它較詳細關鍵字為主,能較快速反應解決。
 
7.跑到一半的自創簽呈,如何取消,停止簽辦,請依照附檔所示流程辦理。
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